Компания UNIFEST провела первое в этом году заседание Клуба делового общения. Встреча была посвящена деловым поездкам и поиску баланса между задачами по минимизации расходов на командировки и интересами и задачами держателей бюджетов (отделы продаж, HR, правление компании и прочие). Своими наблюдениями и реальными примерами поделились приглашенные эксперты.

По мнению директора по бизнес-процессам и администрированию в России и СНГ Ирины Зерновой (Платежная система «Виза»), любое путешествие – это стресс, а деловая поездка особенно. Поэтому главная задача организатора командировки – минимизировать стресс. Для этого стоит отдавать предпочтение прямым рейсам или рейсам с удобной стыковкой, бронировать отели в пешей доступности от офиса, организовывать трансфер и продумывать возможности для отдыха после рабочего дня. Благодаря этому повышается мотивация сотрудников, и переговоры проходят успешно.

Олеся Рябова из компании Goldman Sachs подчеркнула, что самое дорогое в любой компании – люди. Поэтому необходимо уделять особое внимание безопасности путешествия, в том числе при выборе направления, авиакомпании и отеля. Кроме того, стоит подумать о возможности отслеживать передвижения сотрудника во время деловой поездки, чтобы при необходимости оказать помощь.

Руководитель департамента административных сервисов Фонда «Сколково» Надежда Клебанова напомнила о соблюдении баланса между экономией средств и комфортом сотрудников. Для снижения затрат стоит договариваться с партнерами (отелями, перевозчиками, службами такси), принимать участие в их программах лояльности и стремиться к ранним бронированиям. Для удобства сотрудников необходимы автоматические напоминания о документах, загрузка страховых полисов, билетов и ваучеров в приложениях на смартфоне. Накануне поездки не лишним будет информационный пакет о направлении (курсы валют, погода, проходящие мероприятия, этикет и прочее). Для комфортной поездки стоит подумать об офлайн-картах и сопутствующих услугах (рекомендуемые рестораны, ближайшие достопримечательности).

Директор MICE & Congress, UNIFEST Дмитрий Марьин отметил, что туризм, в том числе и деловой, напрямую зависит от развития технологий. Сегодня мы становимся свидетелями SoLoMo-революции (Social, Mobile, Local), когда главный – сам путешественник. Он хочет получать любую информацию в поездке быстро, где бы ни находился, поэтому всё более важными становятся различные мобильные и онлайн-технологии. Дмитрий также напомнил, что от уровня стресса в деловом путешествии напрямую зависит продуктивность сотрудника. При критически низком уровне комфорта компании грозят дополнительные издержки – снижение результативности и готовности к командировкам, а также текучесть кадров. Чтобы вовремя решать возникающие во время бизнес-поездок вопросы и добиваться оптимального уровня комфорта сотрудников, необходима обратная связь с ними – например, в форме отчета после командировки.

О том, как инновационные технологические разработки помогают сделать деловую поездку комфортной, рассказал генеральный директор онлайн-тревел агентства Pososhok.ru Кирилл Фаминский. Одна из них – приложение для смартфонов и планшетов Pososhok Travel Guide, позволяющее подготовиться к путешествию, найти информацию о достопримечательностях, ресторанах и мероприятиях, создать и сохранить собственные маршруты, которые будут доступны даже без подключения к интернету. Для корпоративных клиентов действует множество удобных сервисов, в том числе различные формы отчетов, Dashboard для контроля расходов компании на деловые поездки, Score Card – инструмент геймификации и мотивации сотрудников, а также карта поиска местоположения командированного.