5 февраля Ассоциация Бизнес Туризма собрала в отеле Hilton Leningradskaya ведущих экспертов и участников рынка делового туризма для обсуждения одной из самых актуальных для индустрии тем — тендера при выборе поставщика услуг

     В мероприятии приняли участие более 70 сотрудников тревел-департаментов и отделов закупок крупнейших российских и международных компаний, таких как Accenture, VTB Bank, «Лукойл», «Альфа-Банк», Johnson & Johnson, Ernst & Young, Beeline, Renaissance Capital Bank, AstraZeneca, Baker Hughes, Castorama, «Газпромбанк», Pepsico, Toyota Bank, Michelin, Shell, Mobile TeleSystems. Образовательная сессия состоялась при поддержке партнеров АБТ — компаний Starwoods Hotels and Resorts и BizKomm. Спонсорами мероприятия выступили компании Onjet и WeekendsTravel.

     Спикерами Образовательной сессии стали Ольга Хорасанова из компании Accenture, Ирина Тимофеева из Baker Hughes и Ирина Кузнецова из VTB Bank, также выступившая в роли модератора.

     По общему признанию участников сессии, проведение тендера требует от компании, подошедшей к нему, максимальной консолидации ресурсов и стратегического видения текущих задач и тенденций развития.

     Первое, с чего должна начать каждая организация, стоящая на пороге проведения тендера, четко определиться с его целями и задачами. «Ясное понимание того, что есть отправная и конечная точка тендера, видение результата, который вы хотели бы получить, поможет вам провести эту процедуру эффективно», — отметила Ольга Хорасанова.

     Ирина Кузнецова образно представила процесс взаимодействия корпоративного покупателя с поставщиками услуг в виде спирали, «витками» которой становятся анализ расходов, определение требований, анализ рынка, непосредственно процедура закупки, выбор поставщика и, наконец, контракт. Она подчеркнула, что прежде, чем подойти к тендерному процессу, необходимо глубоко проанализировать отношения компании с имеющимися поставщиками услуг и финансовые результаты этого взаимодействия. Речь идет, в частности, о таких вопросах, как форма сотрудничества с ТМС (сделки купли-продажи или партнерство), распределение тяжести рисков, отзывы внутренних клиентов о поставщике.

     По мнению Ирины Тимофеевой, основаниями для проведения тендера являются такие факторы, как введение или изменение тревел-политики, отсутствие эффективных средств контроля расходов, а также чрезмерное превышение суммарных затрат на деловые поездки. Одной из важнейших задач, которые могут быть поставлены в процессе выбора поставщика услуг делового туризма, г-жа Тимофеева назвала сокращение расходов. По мнению спикера, этого можно добиться посредством повышения качества обслуживания, жесткого соблюдения тревел-политики, использования оптимального набора поставщиков, прозрачности расходов, а также уменьшения цены на услуги ТМС.

     Все эксперты, принимавшие участие в Образовательной сессии, сошлись во мнении, что последний фактор — сумма агентского вознаграждения — не должен быть определяющим в тендерном процессе. Источником экономии становится не столько сокращение тарифов ТМС, сколько партнерские отношения между корпоративным покупателем и поставщиком услуг. «Подход Accenture — работать в партнерстве с ТМС, которая дает эффективные консультации, стратегические советы, как нам действовать и какие решения принимать», — заявила г-жа Хорасанова. По мнению Ирины Кузнецовой, подобный «аналитический» подход и отличает ТМС от обычных агентств делового туризма, для которых сотрудничество с корпоративными покупателями ограничивается схемой «купил-продал». «Цена здесь не самое важное. Главное — получить качественную услугу», — уточнила г-жа Кузнецова.

     От целей, поставленных перед тендерным процессом, зависит, в частности, будет ли это краткосрочный или долгосрочный контракт с ТМС. По мнению спикеров сессии, договор должен длиться не менее года (иначе у сторон просто не будет возможности узнать друг друга и перейти к эффективному взаимодействию), но и не более пяти лет.

     В своем докладе г-жа Тимофеева рассказала слушателям, какая информация может пригодиться компании, планирующей проводить тендер по выбору поставщика услуг бизнес-туризма. По мнению спикера, ТМС имеет право запросить у корпоративного покупателя сведения о количестве, сезонности, продолжительности и общей стоимости текущих деловых поездок, их основные направления, средства платежей, способы размещения заказа и требования к уровню сервиса. Также стоит заранее подготовить такую информацию, как имеющиеся договоры с поставщиками услуг и желательные/нежелательные тренды развития бизнеса. Необходимо сообщить и основные положения тревел-политики компании.

     О возможных формах проведения тендера рассказала Ирина Кузнецова. Она классифицировала закупочный процесс на открытый/закрытый, предквалификацию, запрос котировок, конкурс и конкурентные переговоры — предпочтительную форму выбора поставщика услуг. Сославшись на пример из личного опыта, г-жа Кузнецова отметила, что только переговорный процесс может длиться от полугода до девяти месяцев. Причем к участию в нем со стороны корпоративного покупателя должны приглашаться не только специалисты тревел-департамента и отдела закупок, но и юристы, финансовый отдел, внешние клиенты и, конечно, высшее руководство.

     Ядром тендерного процесса является Request For Proposal (RFP) — формализованный запрос предложений, адресованный потенциальным поставщикам услуг. Спикеры сессии сошлись во мнении, что оптимальный срок подачи RFP — 3–4 месяца до предполагаемого старта тендера. Реализация запроса требует от заказчика и поставщиков соблюдения режима конфиденциальности. Завершающий этап — вскрытие конвертов с предложениями — г-жа Кузнецова рекомендовала проводить в присутствии большого количества людей, что свидетельствовало бы об объективности процедуры.

     По мнению Ирины Тимофеевой, для выбора круга поставщиков, которым рассылается RFP, необходимо, в первую очередь, определиться с типом ТМС, оптимально отвечающим задачам компании. Это может быть специализированный, широкий или универсальный поставщик услуг. География деятельности ТМС может ограничиваться локальным рынком или охватывать международную арену. Стоит обратить внимание и на бизнес-модель потенциального поставщика услуг — будет ли это стабильная компания или старт-ап-проект. Также г-жа Тимофеева рекомендовала заранее проанализировать адаптируемость ТМС к изменениям и особым условиям клиента.

     Спикеры образовательной сессии подчеркнули, что RFP должен содержать максимальное количество требований к поставщикам услуг, фиксировать жесткий формат ответов и четкие критерии их оценки. Если еще на этапе запроса предложений корпоративный покупатель не уточнит такие детали, как время реагирования ТМС, количество запросов на бронирование билета и возможность его отмены, ответственное лицо за оформление визовых документов и другие, на первый взгляд, незначительные вопросы, — дальнейший результат сотрудничества может принести неприятные сюрпризы.

     После выступления спикеров прошла традиционная для формата Образовательных сессий АБТ открытая дискуссия. Анна Деречинская из компании «Лукойл» инициировала обсуждение критериев оценки потенциальных поставщиков тревел-услуг. В настоящее время большинство ТМС предоставляют примерно идентичный набор услуг, обязательными пунктами которого являются круглосуточная работа, прямые контакты с поставщиками, минимальное время реагирования на заявку. В связи с этим единственным критерием для сравнения остается размер сервисного сбора, который, очевидно, не может являться определяющим фактором победы в тендерном процессе. Отвечая на вопрос аудитории, Ирина Тимофеева рекомендовала принимать во внимание личные рекомендации клиентов ТМС.

     Образовательная сессия завершилась лотереей, организованной партнерами и спонсорами АБТ. Кристина Родионова из компании Bayer и Светлана Блажевич из Technoserv выиграли spa-процедуру от отеля «Садовое кольцо». Юлия Гольдина из Ernst & Young стала обладателем сертификата на любой тур, представленный на портале Weekends.travel. А Андрей Морозкин из компании Outdoor Media получил возможность провести ланч на две персоны в отеле «Националь», предоставленный Starwood.

     Все участники образовательной сессии АБТ подчеркнули ее важность как для дальнейшей работы, так и для собственного профессионального роста. «Очень полезное мероприятие, доступный формат обсуждений», — прокомментировала свои впечатления Ирина Землякова из «Эдванс-Медиа». Любовь Юрченко, представляющая «Московскую биржу», сказала, что впервые посещает Образовательную сессию, хотя слышала уже много положительных отзывов коллег о предыдущих мероприятиях. «Меня направили сюда как новичка, чтобы во всем разобраться и донести свое мнение до сотрудников. Опыт спикеров показался мне крайне интересным — все выступления были информативными, но в то же время доступными для восприятия. Я действительно узнала для себя много нового. Даже то, что говорилось о самых простых и базовых вещах, воспринимается совсем иначе из уст профессионалов, которые иллюстрируют свои выступления примерами из личного опыта. В дальнейшем я планирую регулярно посещать образовательные мероприятия АБТ», — сказала г-жа Юрченко.

     Сотрудники тревел-отдела компании Kaspersky Lab Екатерина Арюкова и Ольга Дубынина отметили научность подхода экспертов АБТ. «Это взгляд с высоты птичьего полета — стратегический, системный. Сразу видно, что спикеры — профессионалы своего дела, которые знают, чего хотят и, главное, как этого достичь. Нам важно перенять этот опыт, присмотреть что-то для себя и внедрить в собственной компании. Подобные мероприятия очень важны для нас, поскольку в текущей работе практически не остается времени на самообучение. Поэтому Образовательные сессии становятся для нас уникальной площадкой, позволяющей расти профессионально», — поделилась своими впечатлениями г-жа Дубынина.

     В интервью АБТ спикер мероприятия Ирина Тимофеева заявила: «Мне было интересно услышать не столько своих коллег, сколько вопросы аудитории, принять участие в общей дискуссии, обменяться мнениями. Все это дает нам возможность составить более четкое представление о ситуации на российском рынке делового туризма, понять его настоящее и попытаться увидеть будущее. Наша страна очень специфична — мы отстаем от Запада, наверное, лет на 15. Поэтому мы ни в коем случае не можем замыкаться в своих особенностях, но, напротив, должны стремиться перенимать опыт зарубежных коллег. Пройдет лет пять — и мы будем делать то же самое, что делают сейчас тревел-менеджеры в Германии или США. Мне кажется, что Образовательные сессии АБТ — это прекрасный инструмент для трансляции подобной информации, дающий возможность экспертам рассказать о том, что уже есть, а участникам — выбрать то, что на данный момент им больше всего подходит. Чем больше информации мы будем предоставлять человеку для самостоятельного анализа, тем более ценным будет для него обучение. Ведь на 99% качество обучения зависит от желания самого обучаемого приобретать новые знания».

     «У нас пока не было опыта проведения тендера, поэтому мы с нетерпением ждали этой встречи. По итогам мероприятия я, в частности, полностью пересмотрю процесс подготовки тендерной документации — мы будем прорабатывать буквально каждое слово. Нам бы дождаться продолжения сессии в апреле — и тогда мы будем в полной боевой готовности!» — прокомментировала свое участие в мероприятии Инна Трошина из компании Volga-Dnepr Airlines.

     Вторая часть образовательной сессии АБТ «Тендер при выборе поставщика услуг делового туризма: как правильно подготовиться и эффективно провести» состоится 9 апреля.